Agent ou agente de planification, de programmation et de recherche-coordination de projets et révision de processus

Personne qui est chargée d’un ou plusieurs programmes ou de projets dans le but de fournir une assistance professionnelle au développement des services notamment en conseillant, en assurant le suivi ou en soutenant divers acteurs dans un ou plusieurs programmes ou projets. Elle assure les activités de recherche nécessaires à l’identification et à l’évaluation des ressources et des besoins. Elle conçoit et propose les plans et programmes de développement en vue d’assurer une planification adéquate des services. Elle fournit ses conseils relativement à l’implantation ou à l’amélioration de programmes et/ou de services. Elle peut participer aux différentes activités d’enseignement et de formation.

Sous l’autorité de la cheffe de service du Bureau de projet organisationnel et d’innovation (BPOI), l’agent de planification, de programmation et de recherche (APPR) effectue des travaux liés à la gestion de projet. Il accompagne les directions dans des projets organisationnels, telle que les projets reliés à la fluidité et au parcours de soins, à la transformation numérique, aux projets immobiliers, aux projets clinico-administratifs, etc. Il maîtrise le processus de réorganisation du travail et est capable de gérer des situations complexes dans un environnement comportant des contraintes, des impératifs et des enjeux politiques. Il assure un rôle-conseil en fournissant l’expertise requise et le soutien aux directions. Il effectue également du coaching auprès des équipes de travail concernées par la gestion d’un projet. Il est responsable de la conception, de la mise en oeuvre, de l’animation, du soutien à l’implantation, de l’évaluation des projets, des activités et pratiques en matière de gestion de projets.

La personne titulaire du poste fournit une assistance professionnelle dans les processus de gestion de projets, débutant parfois par une démarche en révision de processus. Elle assure aussi un rôle-conseil, d’accompagnement et de recherche nécessaires au développement, à l’amélioration continue et à l’innovation par rapport aux processus cliniques et administratifs. Elle collabore à la rédaction et à la révision de divers documents reliés à ses projets et ses mandats. Elle participe aux activités d’enseignement, de recherche et de mobilisation des connaissances.

Responsabilités

L’APPR a pour principal mandat d’agir à titre de coordonnateur de projets et d’effectuer des travaux associés à la gestion de projets transversaux qui lui sont confiés.

Il contribue à l’actualisation d’une culture d’organisation apprenante, par l’implication, entre autres, dans des activités d’enseignement, de recherche et de mobilisation des connaissances dans son domaine, particulièrement en matière d’amélioration continue et de gestion de projets.

– Coordonne les activités liées aux mandats/projets qui lui sont confiés;
– Met en place et actualise le processus de gestion de projets (planification des rencontres, invitations, coordination et animation des rencontres et d’ateliers de travail, rédaction des documents propres à la gestion de projets, etc.);
– Identifie et propose des activités de formation continue et de développement de compétences pour les personnes et les équipes impliquées dans les projets sous sa responsabilité;
– Développe l’expertise et la mobilisation des gestionnaires et de leurs employés à réaliser des initiatives d’amélioration continue, de design thinking, d’amélioration de la performance ou d’optimisation;
– Identifie, avec les gestionnaires concernés, les priorités d’intervention en tenant compte de leur impact sur la mobilisation, l’engagement du personnel et le climat de travail;
– Développe, anime et soutient les activités de révision et de réingénierie de processus des secteurs ciblés par l’établissement ou à la demande des gestionnaires;
– Propose des plans d’action pour les services ciblés et en collaboration avec les gestionnaires concernés et assure le suivi des étapes de réalisation;
– Soutient l’identification et la mise en place d’opportunités d’amélioration et d’innovation dans les processus cliniques et administratifs des directions, dans le cadre de projets organisationnels;
– Exerce un suivi rigoureux des étapes des projets pour en assurer la réalisation selon les échéanciers;
– Assure le soutien nécessaire aux gestionnaires et équipes de travail concernées par les projets du BPOI, planifie, co-anime et assure les suivis des rencontres avec les différentes parties prenantes selon l’évolution du dossier et des analyses effectuées;
– Détermine les indicateurs des projets qu’il coordonne, en collaboration avec les principales parties prenantes;
– Propose des outils, des procédures et des processus à utiliser dans un contexte de gestion de projets et participe à l’élaboration, à la rédaction et à la révision de ces documents;
– Développe et entretient les liens de collaboration et de communication avec les différents partenaires internes et externes impliqués dans le cadre de ses projets et ses mandats;
– Contribue, avec le responsable du projet, à l’élaboration des stratégies d’implantation et de gestion humaine du changement, de gestion des risques et de gestion des bénéfices dans les services concernés;
– Contribue à l’identification des facteurs de risques et conditions de succès associés au projet;
– Assure que chaque projet atteint les objectifs visés en collaboration avec l’équipe du projet incluant le spécialiste de contenu;
– Fait rapport régulièrement aux responsables concernés de l’état d’avancement des travaux et propose des ajustements requis, s’il y a lieu, pour assurer l’atteinte des objectifs fixés;
– Propose des pistes d’amélioration en lien avec les écarts rencontrés au niveau des approches implantées;
– Participe à diverses instances et comités organisationnels ou externes et en assurer le suivi relevant de ses responsabilités;
– Effectue les mandats/projets spécifiques et transversaux confiés, ainsi que toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat

Doit détenir un baccalauréat dans une discipline universitaire appropriée telle qu’en sciences de l’administration, en sciences humaines ou en sciences sociales.

Savoir (connaissances) :
– Connnaissance des méthodologies de la gestion de projets (ex. : PMP, Prince2, etc.) ou en amélioration continue (ex. : Lean Management Six Sigma)
– Capacité à utiliser, sous environnement Windows, les logiciels et équipements informatiques en usage dans le service (Suite office 365)

Savoir-faire (habiletés) :
– Capacité à travailler en équipe, à établir des relations de confiance dans les collaborations et partenariats et à susciter l’engagement (leadership mobilisateur);
– En mesure d’assumer un leadership de processus dans le cadre de la gestion de projets ou de la révision de processus;
– Excellente capacité à planifier, organiser, accomplir ses tâches et réaliser les redditions de compte de façon autonome et rigoureuse;
– Habiletés à animer des rencontres et à communiquer verbalement et par écrit, de façon adaptée aux divers interlocuteurs;
– Esprit d’analyse et de synthèse;
– Sens de l’innovation et de partage des savoirs;
– Possède une vision d’ensemble de l’organisation et favorise le partage de l’expertise et le développement du savoir par des approches novatrices et inspirantes
– Capacité, dans son travail, à prendre en considération une grande quantité d’informations aux interrelations complexes;

Savoir-être (attitudes) :
– Capacité d’initiative et d’adaptation face à des situations imprévues ou pouvant comporter des contraintes, des impératifs et des enjeux complexes;