Technicien ou technicienne en administration de direction – Direction des ressources humaines

**Affichage réservé aux employés des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec. Selon les restrictions d’embauche en vigueur, seuls les candidats qui respectent ces critères seront contactés.

Sous l’autorité de la directrice des ressources humaines, le technicien ou la technicienne en administration de direction assiste cette dernière dans ses différentes fonctions et collabore étroitement avec elle dans le cadre de l’ensemble des ses mandats. Il ou elle joue un rôle essentiel de soutien auprès de la direction, en assurant la coordination des activités administratives, la gestion efficace des communications et l’organisation optimale des ressources et des processus. Il ou elle contribue ainsi à la fluidité et à l’efficacité des opérations quotidiennes au sein de l’équipe de direction. Il ou elle gère l’agenda de la directrice, répond et traite les différentes demandes de la clientèle, établit et gère les urgences. Il ou elle participe à la planification et à l’organisation matérielle de différentes réunions et en élabore les procès-verbaux. À la demande de sa supérieure immédiate, elle rédige des correspondances et autres documents pertinents.

Responsabilités générales

Gestion de l’agenda

• Organiser les rendez-vous, réunions et évènements pour la directrice;
• Gérer les engagements en fonction de leur importance et de leur urgence;
• Assurer une coordination efficace avec les parties prenantes internes et externes.

Traitement des communications

• Gérer les appels téléphoniques, courriels et courriers;
• S’assurer du respect des trajectoires de communication;
• Filtrer et orienter les communications vers les personnes appropriées;
• Rédiger des courriers, rapport et documents officiels.

Organisation des déplacements

• Planifier et organiser les déplacements professionnels de la directrice;
• Coordonner les réservations, itinéraires et documents nécessaires.

Gestion documentaire

• Créer, mettre à jour et classer les documents (rapports, présentations, etc.);
• Assurer l’accessibilité et la bonne organisation de la documentation;
• S’assurer du respect du calendrier de conservation des documents.

Soutien aux réunions

• Préparer les documents nécessaires pour les réunions;
• Assurer le soutien technique et l’organisation matérielle;
• Organiser la logistique (réservation de salle, commande de repas);
• Prendre les notes et assurer les suivis requis.

Gestion administrative

• Suivre les dépenses et traiter les factures;
• Suivre les ententes de services et contrats, si requis;
• Assurer la gestion de l’approvisionnement en fourniture de bureau et équipements.

Responsabilités spécifiques

• Assure la coordination et tient à jour l’agenda de la directrice des ressources humaines;
• Assure le coordination des tâches requises auprès de l’équipe de direction de la DRH;
• Assure la coordination des activités du personnel de bureau de la direction et l’assiste lorsque nécessaire;
• Assume la gestion des appels téléphoniques, transmet l’information, analyse les besoins et sélectionne l’action à entreprendre, selon le cas;
• Assure le suivi de la correspondance, son traitement, en fait le suivi et fait les relances nécessaires;
• Effectue le suivi des dossiers sous la direction, selon les échéanciers et demandes, effectue les recherches nécessaires en préparation à la réponse et fait les relances nécessaires (ex. : reddition de comptes) ;
• Assure les suivis aux demandes provenant de la Direction générale, du comité de direction, de Santé Québec et autres ;
• Assure le secrétariat, à la demande de sa supérieure, lors des rencontres diverses ;
• Rappelle et valide les contenus pour tous documents, tels les feuilles de temps, compte de dépenses, factures et autres documents requérant la signature de la direction ;
• Prépare les documents relatifs aux différents comités sur lesquels sa supérieure siège ;
• Reçoit, photocopie, trie, distribue et/ou achemine par courrier ou courrier électronique différents documents ;
• Collabore à l’élaboration et à l’implantation de certains projets ou dossiers sous la responsabilités de sa supérieure;
• Assure la conformité et la qualité du contenu des divers documents présentés aux différentes instances, qu’elles soient à l’interne ou à l’externe, de même que le respect des normes graphiques de rédaction et de présentation au CISSS de Chaudière-Appalaches;
• Effectue toute autre tâche connexe à la demande de sa supérieure immédiate.

Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d’études collégiales en techniques administratives.

Doit réussir les examens de validation des compétences (français expert, Word avancé, Excel avancé et test de secteur)

Information sur l’emploi

Poste permanent à temps complet.  

Télétravail possible en mode hybride après entente avec la gestionnaire.

Port d’attache au 975, rue de la Concorde, St-Romuald.

Pour en apprendre plus sur le rôle, cliquez ici : https://www.youtube.com/watch?v=2sbJ98oS0Ys